Basi giuridiche

Il 1° gennaio 2016 è entrata in vigore la legge sulla gestione degli atti e sull'archiviazione (LGAA) del 28.8.2015 insieme alla relativa ordinanza (OGAA) del 22.12.2015. In questi atti normativi sono stabiliti i requisiti che le autorità pubbliche e le amministrazioni nel Cantone devono osservare in relazione alla gestione degli atti. Una gestione degli atti conforme alla legge permette di garantire la sicurezza giuridica nonché un lavoro amministrativo affidabile ed efficiente. Essa serve inoltre all'archiviazione sistematica dei documenti di valore archivistico negli istituti archivistici competenti.

Situazione attuale

 Da secoli la gestione degli atti è parte inscindibile della "amministrazione" in senso più lato. Da alcuni decenni la sfida principale risulta essere il passaggio dal mondo della carta al mondo dell'informazione digitale. I documenti vengono prodotti sia in forma cartacea, sia in forma digitale, ciò che rende notevolmente più difficoltosa la loro gestione efficiente.

Nel 2018 il Governo grigionese ha deciso di sviluppare ulteriormente la gestione digitale delle pratiche utilizzando il sistema "CMI". L'obiettivo è di far raggiungere all'intera Amministrazione cantonale uno standard uniforme e di buon livello per quanto riguarda la gestione digitale degli atti; la gestione di atti cartacei deve per quanto possibile essere sostituita. Oltre al software per l'amministrazione delle pratiche sono in uso numerose applicazioni specifiche con le quali, a loro volta, vengono elaborate pratiche amministrative.
La trasformazione digitale è in corso a pieno regime anche nei comuni dei Grigioni. Numerosi comuni impiegano da decenni sistemi digitali di gestione degli atti. Continuano però a esistere depositi di documenti cartacei.

Il futuro
Nel quadro della fase di attuazione attualmente in corso del progetto "Sviluppo dell'amministrazione elettronica delle pratiche (GEVER)" l'Archivio di Stato istruisce i responsabili della gestione degli atti dei servizi cantonali.
I servizi cantonali allestiscono sistemi di classificazione (piani di registrazione), i quali sono l'elemento centrale della gestione degli atti. Grazie a tali sistemi è possibile strutturare i gruppi di atti esistenti e attuare regole per l'archiviazione e la conservazione quotidiane.

Un sistema di classificazione funzionante costituisce inoltre il presupposto per un'archiviazione di documenti digitali conforme alla legge e a lungo termine.

Dal 2021 l'interfaccia tecnica per la consegna di documenti digitali del sistema cantonale standard di amministrazione delle pratiche CMI è pronta e viene implementata gradualmente presso i servizi cantonali.

Ruolo dell'Archivio di Stato
In seno all'Amministrazione cantonale l'Archivio di Stato offre consulenza ai singoli servizi in merito all'ottimizzazione della loro gestione degli atti secondo le prescrizioni di legge. Ad esso compete anche la decisione finale relativa all'archiviazione o alla distruzione di documenti dei servizi cantonali (LGAA art. 7).

Insieme alla Cancelleria dello Stato e all'Ufficio d'informatica, nel quadro del "Centro di competenze CMI" l'Archivio di Stato offre assistenza ai servizi cantonali nella messa in atto dell'amministrazione elettronica delle pratiche.

L'Archivio di Stato cantonale esercita la vigilanza sugli istituti archivistici dei comuni e delle regioni. Anche in questo ambito una gestione degli atti sistematica è il presupposto per un'archiviazione sistematica. I progetti più importanti in questo settore sono costituiti dall'elaborazione di un modello di sistema di classificazione per i comuni e le regioni nonché dall'emanazione di requisiti minimi posti all'archiviazione.