Basi giuridiche

La gestione delle informazioni in seno all'Amministrazione cantonale è disciplinata in misura determinante dalla legge sulla gestione degli atti e sull'archiviazione (LGAA) del 28.8.2015 nonché dalla relativa ordinanza (OGAA) del 22.12.2015. In questi atti normativi sono stabiliti i requisiti che le autorità pubbliche e le amministrazioni nel Cantone devono soddisfare in relazione alla gestione degli atti. Da secoli la gestione degli atti è parte inscindibile dell'amministrazione; essa permette sicurezza giuridica nonché un lavoro amministrativo affidabile ed efficiente. Essa serve inoltre all'archiviazione sistematica dei documenti di valore archivistico negli istituti archivistici competenti.

Da alcuni decenni la sfida principale risulta essere il passaggio dal mondo della carta al mondo dell'informazione digitale. Le basi legislative esistenti nei Grigioni creano buone condizioni quadro per la trasformazione digitale.
Nel 2016 il Governo grigionese ha deciso di sviluppare ulteriormente la gestione digitale delle pratiche utilizzando il sistema CMI. Da allora, l'intera Amministrazione cantonale viene costantemente portata a uno standard unitario e moderno della gestione digitale delle informazioni. La gestione degli atti cartacei viene sempre più sostituita. Oltre al software per l'amministrazione delle pratiche CMI sono in uso numerose applicazioni specifiche con le quali, a loro volta, vengono elaborate pratiche amministrative.
La trasformazione digitale è in corso a pieno regime anche nei comuni dei Grigioni. Numerosi comuni impiegano da decenni sistemi digitali di gestione degli atti. Continuano però a esistere depositi di documenti cartacei.

Progetti in corso

Nel quadro del progetto «Ulteriore sviluppo GEVER», negli anni 2019-2024 la maggior parte dei servizi dell'Amministrazione cantonale dispone di un sistema di classificazione (piano di registrazione) moderno. Questo sistema è l'elemento centrale della gestione delle informazioni. Grazie a tale sistema è possibile strutturare i gruppi di atti esistenti e attuare regole per l'archiviazione e la conservazione quotidiane.
L'interfaccia tecnica per la consegna di documenti digitali da CMI è operativa dal 2021 e viene implementata su base continua presso i servizi cantonali.
Nel quadro del progetto successivo relativo all'attraversamento di GEVER viene proseguito il lavoro svolto con successo negli anni precedenti. L'obiettivo consiste nell'ottimizzare le basi elaborate (sistemi di classificazione), nel prepararne l'impiego e nel portare avanti la gestione digitale dell'informazione. Il progetto fa parte del grande progetto «amministrazione digitale Grigioni 2024-2028».

Ruolo dell'Archivio di Stato

In seno all'Amministrazione cantonale l'Archivio di Stato fornisce consulenza ai singoli servizi in relazione all'ottimizzazione della loro gestione delle informazioni conformemente alle prescrizioni di legge. Ad esso compete anche la decisione finale relativa all'archiviazione o alla distruzione di documenti dei servizi cantonali (LGAA art. 7).
Insieme alla Cancelleria dello Stato e all'Ufficio d'informatica, nel quadro del «Centro di competenze CMI» l'Archivio di Stato fornisce assistenza e istruzione ai servizi cantonali nella messa in atto della gestione digitale delle pratiche.
L'Archivio di Stato esercita la vigilanza sugli istituti archivistici dei comuni e delle regioni. Anche in questo caso una gestione degli atti sistematica è il presupposto per un'archiviazione sistematica. I progetti più importanti in questo settore sono costituiti dall'elaborazione di un modello di sistema di classificazione per i comuni e le regioni nonché dall'emanazione di requisiti minimi posti all'archiviazione.