Le autorità e gli uffici pubblici dei comuni, circoli e distretti sono tenuti a custodire gli atti che documentano la loro attività. A tal fine essi devono gestire degli archivi. Questo obbligo di gestire un archivio è oggi disciplinato soltanto in un’ordinanza governativa emanata il 5 settembre 1988 nella versione in vigore (CSC 490.150, ordinanza per gli archivi comunali, di circolo e distrettuali).
Nell’art. 20 e segg. di quest’ordinanza vengono disciplinati i termini di attesa per gli atti d’archivio. In linea di massima questi ultimi non sono accessibili al pubblico per la durata di 35 anni dopo la loro compilazione. Gli atti personali, giudiziari e fiscali, come pure i verbali delle sovrastanze comunali sono sottoposti a un periodo di attesa di 50 anni. Gli atti tutori possono essere consultati al più presto dopo 50 anni dal decesso del tutelato.
In riferimento ai dati personali termini di attesa lunghi sono sicuramente giustificati. Per gli altri atti d’archivio di interesse pubblico i termini di attesa in vigore nei Grigioni sembrano però estremamente lunghi.
Il terzo capitolo della citata ordinanza (art. 26 e segg.) disciplina le ispezioni. L’ispettrice d’archivio attuale e gli ispettori d’archivio svolgono un compito estremamente importante per la gestione sicura e costante dell’archivio dell’ente pubblico.
Si chiede al Governo di rispondere alle seguenti domande:
1. Il Governo condivide l’opinione secondo cui si dovrebbe ancorare a livello legislativo il principio dell’obbligo di gestire un archivio per i comuni e gli altri enti pubblici ? Ciò accadrà ad esempio con la prossima revisione della legge sui comuni?
2. L’ispezione periodica degli archivi può continuare ad essere effettuata come finora o esistono difficoltà che potrebbero venire superate con una nuova organizzazione della vigilanza?
3. Come verranno rilevati in futuro i compiti dell’attuale Commissione cantonale dell’Archivio che verrà sciolta alla fine di giugno 2004?
4. Come sono i termini di attesa in vigore nei Grigioni rispetto alle disposizione di altri Cantoni o della Confederazione?
5. Il Governo condivide l’opinione secondo cui i termini di attesa oggi in vigore dovrebbero venire almeno in parte ridotti?
6. Se sì, quando e in che modo è prevista una revisione delle citate disposizioni?
Coira, 10 febbraio 2004
Name: Jäger, Portner, Butzerin, Arquint, Baselgia, Bucher-Brini, Büsser, Casanova (Vignogn), Casty, Dermont, Fasani, Federspiel, Feltscher, Frigg-Walt, Geisseler, Giovannini, Hanimann, Jaag, Jenny, Joos-Buchli, Keller, Koch, Krättli-Lori, Maissen, Mani-Heldstab, Marti, Meyer-Grass (Klosters), Meyer Persili (Coira), Mengotti, Michel, Noi, Perl, Peyer, Pfenninger, Pfiffner, Pfister, Plozza, Quinter, Righetti, Robustelli, Schütz, Tremp, Zanolari, Zarn, Zindel, Nay, Caviezel (Coira), Gartmann, Mainetti
Session: 10.02.2004
Vorstoss: it Anfrage