Gestiun da documents en il Grischun
Basas giuridicas
Per il 1. da schaner 2016 è entrada en vigur la Lescha davart la gestiun da documents e l'archivaziun (LGDA) dals 28-08-2015 e l'Ordinaziun (OGDA) appartegnenta dals 22-12-2015. Quests relaschs cuntegnan las pretensiuns envers la gestiun da documents per las autoritads e las administraziuns publicas en il chantun. Ina gestiun da documents confurma a la lescha permetta segirezza giuridica sco er ina lavur fidada ed effizienta da l'administraziun. Plinavant serva ella a l'archivaziun sistematica dals documents cun valur archivarica en ils archivs cumpetents.
Situaziun actuala
La gestiun da documents tutga dapi tschientaners inseparablamain tar la "administraziun" en il senn pli vast. Dapi intgins decennis è la sfida la pli gronda il passadi dal mund dal palpiri al mund da las infurmaziuns digitalas. Documents resultan tant sin palpiri sco er en furma digitala. Quai difficultescha fermamain d'ir enturn cun els en moda effizienta.
L'onn 2018 ha la Regenza grischuna concludì da sviluppar vinavant la gestiun digitala da las fatschentas applitgond il sistem "CMI". L'entira administraziun chantunala duai obtegnair in bun stadi unitar da sia gestiun da documents digitala; la gestiun da documents sin palpiri sto sche pussaivel vegnir remplazzada. Ultra da la software per l'administraziun da las fatschentas vegnan duvradas numerusas applicaziuns spezialisadas, cun las qualas vegnan medemamain elavuradas fatschentas administrativas.
Er en las vischnancas grischunas vegni lavurà cun tutta forza vi da la transfurmaziun digitala. Dapi decennis dovran las vischnancas sistems digitals per la gestiun da documents. Dasperas existan però anc vinavant er archivs sin palpiri.
Co ch'i va vinavant
En il rom da la fasa da realisaziun actuala dal project "Ulteriur svilup da la gestiun electronica da fatschentas (GEVER)" survegnan las persunas ch'èn responsablas per la gestiun dals documents dals uffizis chantunals ina scolaziun tras l'Archiv dal stadi.
Ils uffizis chantunals preparan ils sistems d'ordinaziun (plans da registratura); quai èn ils elements centrals da la gestiun da documents. Cun quests sistems d'ordinaziun pon vegnir structuradas las gruppas d'actas existentas e realisadas las reglas per l'archivaziun da mintgadi e per il deposit quotidian.
In sistem d'ordinaziun che funcziuna è plinavant la premissa per in'archivaziun dals documents digitals, ch'è confurma a la lescha e ch'è persistenta.
Il punct da contact tecnic per furnir documents digitals or dal sistem da standard GEVER CMI stat a disposiziun dapi l'onn 2021 e vegn implementà successivamain en ils uffizis chantunals.
Rolla da l'Archiv dal stadi
En l'administraziun chantunala cusseglia l'Archiv dal stadi ils singuls uffizis per optimar lur gestiun da documents tenor las prescripziuns legalas. Medemamain prenda el la decisiun finala davart l'archivaziun u davart la destrucziun (cassaziun) dals documents dals uffizis chantunals (LGDA art. 7).
Ensemen cun la Chanzlia chantunala e cun l'Uffizi d'informatica gida l'Archiv dal stadi – en il rom dal "Center da cumpetenza CMI" – ils uffizis chantunals a realisar la gestiun electronica da fatschentas.
L'Archiv dal stadi dal Grischun surveglia ils archivs da las vischnancas e da las regiuns. Er qua è ina gestiun sistematica da documents la premissa per in'archivaziun sistematica. Ils projects ils pli impurtants en quest sectur èn quels, d'elavurar in model d'in sistem d'ordinaziun per las vischnancas e per las regiuns sco er da relaschar pretensiuns minimalas per l'archivaziun.
