Grundlagen
Die Informationsverwaltung in der kantonalen Verwaltung wird massgeblich geregelt durch das Gesetz über die Aktenführung und Archivierung (GAA) vom 28.8.2015 sowie die dazugehörige Verordnung (VAA) vom 22.12.2015. In diesen Erlassen sind die Anforderungen an die Aktenführung für die öffentlichen Behör-den und Verwaltungen im Kanton festgehalten.
Aktenführung gehört seit Jahrhunderten untrennbar zur Verwaltung; sie ermöglicht Rechtssicherheit sowie zuverlässige und effiziente Verwaltungsarbeit. Zudem dient sie der systematischen Archivierung der archivwürdigen Unterlagen in den zuständigen Archiven.
Seit einigen Jahrzehnten liegt die grösste Herausforderung im Übergang von der Welt des Papiers zur digitalen Informationswelt. Die in Graubünden bestehenden gesetzlichen Grundlagen schaffen gute Rahmenbedingungen für die digitale Transformation.
2016 hat die Regierung Graubündens die Weiterentwicklung der digitalen Geschäftsverwaltung unter Einsatz des Systems CMI beschlossen. Die ganze kantonale Verwaltung wird seitdem fortlaufend auf einen einheitlichen und zeitgemässen Standard der digitalen Informationsverwaltung gebracht. Die Aktenführung auf Papier wird zunehmend abgelöst. Neben der Geschäftsverwaltungs-Software CMI sind zahlreiche Fachanwendungen im Einsatz, mit denen ebenfalls Verwaltungsgeschäfte bearbeitet werden.
Auch in den Gemeinden Graubündens ist die digitale Transformation in vollem Gang. Viele Gemeinden setzen seit Jahrzehnten digitale Systeme zur Aktenführung ein. Daneben existieren aber weiterhin auch Papierablagen.

Laufende Projekte
Im Rahmen des Projekts "Weiterentwicklung GEVER" haben in Jahren 2019-2024 die Mehrheit der Dienststellen der kantonalen Verwaltung ein zeitgemässes Ordnungssystem (Registraturplan) erhalten. Dieses ist das zentrale Element der Infor-mationsverwaltung. Mit seiner Hilfe können die vorhandenen Aktengruppen strukturiert und Regeln für die alltägliche Ablage und Aufbewahrung umgesetzt werden.
Die technische Schnittstelle für die Ablieferungen digitaler Unterlagen aus CMI ist seit 2021 einsatzbereit und wird fortlaufend bei den kantonalen Dienststellen implementiert.
Im Rahmen des daran anschliessenden Projekts "Durchdringung GEVER" wird die erfolgreiche Arbeit der Vorjahre fortgesetzt. Ziel ist es, die erarbeiteten Grundlagen (Ordnungssysteme) zu optimieren, deren Einsatz zu schulen und die digitale Infor-mationsverwaltung voranzutreiben. Das Projekt ist dabei Teil des Grossprojekts "Digitale Verwaltung Graubünden 2024-2028".

Rolle des Staatsarchivs
In der kantonalen Verwaltung berät das Staatsarchiv die einzelnen Dienststellen bei der Optimierung ihrer Informationsverwaltung gemäss gesetzlichen Vorgaben. Ebenso obliegt ihm der finale Entscheid über die Archivierung oder Vernichtung (Kassation) von Unterlagen der kantonalen Dienststellen (GAA Art. 7).
Zusammen mit der Standeskanzlei und dem Amt für Informatik betreut und schult das Staatsarchiv im Rahmen des "Kompetenzzentrums CMI" die kantonalen Dienststellen bei der Umsetzung der digitalen Geschäftsverwaltung.
Das Staatsarchiv übt die Aufsicht über die Archive der Gemeinden und Regionen aus. Auch hier ist eine systematische Aktenführung Voraussetzung für eine systematische Archivierung. Die wichtigsten Projekte in diesem Bereich sind die Erarbeitung eines Muster-Ordnungssystems für Gemeinden und Regionen sowie der Erlass von minimalen Anforderungen an die Archivierung.