Rechtliche Grundlagen

Per 1. Januar 2016 ist das Gesetz über die Aktenführung und Archivierung (GAA) vom 28.8.2015 mit der dazugehörigen Verordnung (VAA) vom 22.12.2015 in Kraft getreten. In diesen Erlassen sind die Anforderungen an die Aktenführung für die öffentlichen Behörden und Verwaltungen im Kanton festgehalten. Gesetzeskonforme Aktenführung ermöglicht Rechtssicherheit sowie zuverlässige und effiziente Verwaltungsarbeit. Zudem dient sie der systematischen Archivierung der archivwürdigen Unterlagen in den zuständigen Archiven.

Aktuelle Situation

Aktenführung gehört seit Jahrhunderten untrennbar zur "Verwaltung" im weitesten Sinne. Seit einigen Jahrzehnten liegt die grösste Herausforderung im Übergang von der Welt des Papiers zur digitalen Informationswelt. Unterlagen fallen sowohl in papiergebundener wie auch in digitaler Form an, was den effizienten Umgang mit ihnen stark erschwert.
2018 hat die Regierung Graubündens die Weiterentwicklung der digitalen Geschäftsverwaltung unter Einsatz des Systems "CMI" beschlossen. Die ganze kantonale Verwaltung soll auf einen einheitlichen und guten Stand der digitalen Aktenführung gebracht werden; die Aktenführung auf Papier ist so weit wie möglich abzulösen. Neben der Geschäftsverwaltungs-Software sind zahlreiche Fachanwendungen im Einsatz, mit denen ebenfalls Verwaltungsgeschäfte bearbeitet werden.
Auch in den Gemeinden Graubündens ist die digitale Transformation in vollem Gang. Viele Gemeinden setzen seit Jahrzehnten digitale Systeme zur Aktenführung ein. Daneben existieren aber weiterhin auch Papierablagen.

Wie es weiter geht

Im Rahmen der aktuell laufenden Realisierungsphase im Projekt "Weiterentwicklung der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER)" werden die Aktenführungsverantwortlichen der kantonalen Dienststellen durch das Staatsarchiv geschult.
Die kantonalen Dienststellen erstellen Ordnungssysteme (Registraturpläne); diese sind das zentrale Element der Aktenführung. Mit ihrer Hilfe können die vorhandenen Aktengruppen strukturiert und Regeln für die alltägliche Ablage und Aufbewahrung umgesetzt werden.
Ein funktionierendes Ordnungssystem ist zudem die Voraussetzung für gesetzeskonforme und nachhaltige Archivierung digitaler Unterlagen.
Die technische Schnittstelle für die Ablieferungen digitaler Unterlagen aus dem kantonalen Standard-GEVER-System CMI ist seit 2021 einsatzbereit und wird fortlaufend bei den kantonalen Dienststellen implementiert.

Rolle des Staatsarchivs

In der kantonalen Verwaltung berät das Staatsarchiv die einzelnen Dienststellen bei der Optimierung ihrer Aktenführung gemäss gesetzlichen Vorgaben. Ebenso obliegt ihm der finale Entscheid über die Archivierung oder Vernichtung (Kassation) von Unterlagen der kantonalen Dienststellen (GAA Art. 7).
Zusammen mit der Standeskanzlei und dem Amt für Informatik betreut das Staatsarchiv im Rahmen des "Kompetenzzentrums CMI" die kantonalen Dienststellen bei der Umsetzung der elektronischen Geschäftsverwaltung.
Das kantonale Staatsarchiv übt die Aufsicht über die Archive der Gemeinden und Regionen aus. Auch hier ist eine systematische Aktenführung Voraussetzung für eine systematische Archivierung. Die wichtigsten Projekte in diesem Bereich sind die Erarbeitung eines Muster-Ordnungssystems für Gemeinden und Regionen sowie der Erlass von minimalen Anforderungen an die Archivierung.