Die Regierung hat ein neues Gesetz über die Aktenführung und Archivierung in die Vernehmlassung geschickt. Die gesetzliche Grundlage soll der heutigen digitalen Datenverwaltung gerecht werden. Es werden Grundsätze der modernen Aktenführung und Archivierung für sämtliche Behörden im Kanton einheitlich festgelegt.

Die geltenden Verordnungen über die Archive stammen aus dem Jahr 1988. Seither hat die elektronische Datenverarbeitung enorm an Bedeutung gewonnen. Dadurch sind Ablagen entstanden, die sowohl noch auf papierenen als auch neu auf elektronischen Unterlagen basieren. Diese Doppelspurigkeit erschwert die Aktenführung und Archivierung. Die Überführung von digitalen Unterlagen in das Archiv verlangt eine Konvertierung in archivtaugliche Formate.

Der Trend zur Digitalisierung hat in den letzten Jahrzehnten auch den Datenschutz vor neue Herausforderungen gestellt. Ein wesentliches Ziel besteht im Schutz von Personendaten vor unbefugtem Einblick. Die Daten lebender Personen werden mit dem neuen Gesetz über die Aktenführung und Archivierung besser als bisher geschützt. Ab wann die voraussetzungslose Einsicht in Archivunterlagen möglich sein soll, wird im Gesetz differenziert geregelt. Die von den geltenden Archivverordnungen bisher festgelegten Schutzfristen sind teilweise zu kurz. Was schon in den Amtsstellen öffentlich zugänglich war, bleibt aber auch im Archiv öffentlich zugänglich. Zudem wird im Gesetz Bezug genommen auf die Bestimmungen des Öffentlichkeitsgesetzes, welches die Regierung derzeit ausarbeitet.

Das neue Gesetz über die Aktenführung und Archivierung gilt für sämtliche staatlichen Stellen im Kanton: Behörden, Kommissionen, Dienststellen, Anstalten, Körperschaften, Gemeinden, Regionen usw. In Berücksichtigung der laufenden Gebietsreform soll es auf den 1. Januar 2016 in Kraft gesetzt werden. Die Regionen, die auf diesen Zeitpunkt hin neu die Arbeit aufnehmen, erhalten mit dem Gesetz eine stabile Grundlage für ihre Tätigkeiten. Die meisten Kantone in der Schweiz verfügen bereits über Gesetze zur Aktenführung und Archivierung. Der Kanton Graubünden hat davon profitieren können und schickt einen schlanken Entwurf in die Vernehmlassung, der dennoch die wesentlichen Punkte regelt.

Die Vernehmlassung dauert bis 3. März 2015. Die Unterlagen dazu sind abrufbar im Internet unter www.gr.ch / Laufende Vernehmlassungen. 


Auskunftspersonen:
- Regierungsrat Martin Jäger, Vorsteher Erziehungs-, Kultur- und Umweltschutzdepartement, Tel. 081 257 27 01, E-Mail martin.jaeger@ekud.gr.ch  
- Andrea Stadler, Departementssekretärin Erziehungs-, Kultur- und Umweltschutzdepartement, Tel. 081 257 27 11, E-Mail andrea.stadler@ekud.gr.ch  
- Reto Weiss, Staatsarchivar, Amt für Kultur, Tel. 081 257 28 01, E-Mail reto.weiss@sag.gr.ch  


Gremium: Regierung
Quelle: dt Standeskanzlei Graubünden