Die Bündner Regierung hat die Botschaft zum Gesetz über die Aktenführung und Archivierung zuhanden des Grossen Rates verabschiedet. Das neue Gesetz berücksichtigt die heutige digitale Informationsverwaltung. Es legt die Grundsätze der modernen Aktenführung und Archivierung für sämtliche Behörden im Kanton einheitlich fest.

Die geltenden Verordnungen über die Archive stammen aus dem Jahr 1988. Seither hat die elektronische Datenverarbeitung enorm an Bedeutung gewonnen. Dadurch sind Ablagen entstanden, die sowohl papierbasierte wie auch digitale Unterlagen enthalten. Diese Doppelspurigkeit erschwert die Aktenführung und Archivierung. Das neue Gesetz gilt für sämtliche Verwaltungsunterlagen, unabhängig vom Informationsträger, und stellt sicher, dass sie systematisch, verlässlich und verständlich angelegt und aufbewahrt werden. Zudem soll weiterhin ein kleiner Teil der Verwaltungsdokumente dauernd archiviert werden können, für die Zwecke der Rechtssicherheit und als Quellenbasis für die historisch ausgerichtete Forschung.

Der Trend zur Digitalisierung hat in den letzten Jahrzehnten auch den Datenschutz vor neue Herausforderungen gestellt. Ein wesentliches Ziel besteht im Schutz von Personendaten vor unbefugtem Einblick. Die Daten lebender Personen werden mit dem neuen Gesetz über die Aktenführung und Archivierung besser geschützt. Ab wann die voraussetzungslose Einsicht in Archivunterlagen möglich ist, wird im Gesetz differenziert geregelt. Die von den geltenden Archivverordnungen bisher festgelegten Schutzfristen sind teilweise zu kurz. Was schon in den Amtsstellen öffentlich zugänglich war, bleibt aber auch im Archiv öffentlich zugänglich. Zudem wird im Gesetz Bezug genommen auf die Bestimmungen des Öffentlichkeitsgesetzes, welches die Regierung derzeit ausarbeitet.

Das neue Gesetz über die Aktenführung und Archivierung gilt für sämtliche staatlichen Stellen im Kanton: Behörden, Kommissionen, Dienststellen, Anstalten, Körperschaften, Gemeinden, Regionen usw. In Berücksichtigung der laufenden Gebietsreform soll es auf den 1. Januar 2016 in Kraft gesetzt werden. Die Regionen, die auf diesen Zeitpunkt hin neu die Arbeit aufnehmen, erhalten mit dem Gesetz eine stabile Grundlage für ihre Tätigkeiten. Die meisten Kantone in der Schweiz verfügen bereits über Gesetze zur Aktenführung und Archivierung. Der Kanton Graubünden konnte davon profitieren und hat einen schlanken Gesetzesentwurf erarbeitet, der dennoch die wesentlichen Punkte regelt.

Der Grosse Rat wird das Geschäft in der Augustsession 2015 beraten. 


Auskunftsperson:
Regierungsrat Martin Jäger, Vorsteher Erziehungs-, Kultur- und Umweltschutzdepartement, Tel. 081 257 27 01, E-Mail Martin.Jaeger@ekud.gr.ch  
 

Gremium: Regierung
Quelle: dt Standeskanzlei Graubünden